Arbeitszeit ist auch Lebenszeit.

Sonntag und Montag waren meine freien Tage. Theoretisch. Das Handy vibrierte trotzdem. WhatsApp. Noch eine. Und wenn es mal still blieb, war das auch nicht besser. Dann stand ich am Dienstag im Haus und musste erst einmal herausfinden, was in zwei Tagen alles passiert war.

Um 10 Uhr saßen wir zu siebt in einem Raum. Housekeeping, Küche, Service, Bankett, Rezeption, HR und ich. Anderthalb Stunden. Bevor wir über eine einzige Lösung reden konnten, mussten wir erst den Stand zusammentragen. Was war los? Wer weiß was? Was ist liegen geblieben?

Rechnen wir das einmal durch, mit 30 Euro pro Stunde:

Und das ist nur ein Meeting. Dazu kommen die Übergaben. In jedem Hotel gibt es jeden Tag mindestens drei: an der Rezeption, im Service, in der Küche. Jede dauert 15 bis 30 Minuten. Und es stehen immer zwei zusammen: wer geht und wer kommt.

Übergaben müssen sein. Am Schichtwechsel entscheidet sich, ob die Frühschicht weiß, was in der Nacht passiert ist. Aber jede Minute, in der jemand sucht, nachfragt oder etwas zum zweiten Mal erzählt, ist bezahlte Zeit. Und sie fehlt dort, wo sie gebraucht wird: beim Gast und im Feierabend.

Es fängt bei ganz banalen Sachen an. Wo ist der Schlüssel zum Gartenhaus? Wie richte ich die Schlüsselbox ein? Was muss ich in der Spätschicht machen?

Dann hat unser Hausmeister gekündigt. Danach wusste keiner so richtig, wo was ist. Wo steht der Server? Wie wird die Heizung bedient? Als die Rezeptionsleitung ging, war es dasselbe: Wie pflege ich die Portale, worauf muss ich achten? Und Stammgäste wurden nicht mehr wiedererkannt.

Jede Frage für sich ist klein. Zusammen kosten sie jeden Tag Zeit und Nerven.

Heute fragt man Avvi. Die Antwort kommt aus dem Wissen des Hauses, mit Foto, wenn es um einen Ort geht. Und das Wissen kommt so hinein, wie Hotelleute arbeiten: eine Checkliste fotografieren, ein PDF hochladen, eine Seite aus dem alten Übergabebuch fotografieren. Nennt eine Übergabe einen Stammgast, steht seine Gästekarte gleich dabei.

Leute kommen und gehen. Das Wissen bleibt im Haus.

Ich bin im elterlichen Betrieb groß geworden. Danach kamen die Ausbildung zum Fachmann für Systemgastronomie, die MS Deutschland, das Traumschiff, das Giardino in Ascona, weitere Stationen in der Schweiz und die Hotelfachschule in Berlin. Dann war ich sechseinhalb Jahre Geschäftsführer im Hotel Alte Post in Müllheim.

Für mich standen die Mitarbeitenden immer an erster Stelle. Ich glaube, gegen den Fachkräftemangel helfen klare Abläufe und klare Kommunikation. 2019 bekam die Alte Post den Jobmotor Südbaden in der Kategorie „Mitarbeiter finden und binden“.

Quelle: regiotrends.de, 11. April 2019

In diesen Jahren haben wir das Haus Stück für Stück digitalisiert. Ein Beispiel: In der Küche bekam jeder Posten seinen eigenen Bildschirm. Seitdem wussten auch Kolleginnen und Kollegen, die wenig Deutsch sprachen, was gerade dran ist.

Innerhalb eines Jahres kamen statt null rund zehn qualifizierte Bewerbungen im Monat. Mehr Gäste buchten direkt bei uns. Viele im Team sind lange geblieben.

Am Ende liefen acht Tools im Haus. Jedes hat seinen Teil erledigt. Nur miteinander geredet haben sie nicht.

Ich kenne die Rechnungen. 250 Euro hier, 500 Euro da, 300 Euro dort. Morgens ging der Browser auf, und ich brauchte fünf Fenster für fünf Informationen.

Diese Lücke will avvicenda schließen. avvicenda wird kein PMS, keine Kasse und kein DATEV. Aber alles drumherum soll avvicenda künftig abdecken.

Nach der Übergabe an meinen Bruder hatte ich zum ersten Mal wieder Zeit. Ich wusste, wie man ein Hotel digitalisiert und wie viel Arbeit in umständlichen Abläufen steckt. In diese Richtung wollte ich weiter.

Dann kam die Chance, mich zum AI Software Engineer umschulen zu lassen. Unsere Coaches hatten bei Google, Xing, Airbnb und anderen Firmen gearbeitet. Sie haben uns gezeigt, wie man Software baut, die Betriebe im Abo nutzen. Zum ersten Mal wusste ich, wie man KI richtig einsetzt. Und ich hatte endlich ein Werkzeug, mit dem avvicenda lebendig wird.

Am 5. Juni 2026 hat avvicenda die erste Übergabe geschrieben. Seitdem baue ich weiter, als Hotelier, mit KI.

Angefangen hat avvicenda mit der internen Kommunikation. So kann ein Dienstag heute aussehen:

Die Nacht hat ihre Übergabe eingesprochen. avvicenda hat sortiert, und jede Abteilung bekommt ihren Teil. Die kaputte Klimaanlage in Zimmer 204 liegt mit Foto bei der Technik. Das Function Sheet für die Tagung steht in der App, nicht auf einem Zettel von letzter Woche. Wer neu im Team ist, fragt Avvi und bekommt die Antwort aus dem Wissen des Hauses, nicht von jemandem, der schon Feierabend hat. Und um 10 Uhr reden wir über Lösungen.

Fest beschlossen ist der Dienstplan. Auf dem Weg ist auch der Lieferschein, den jemand fotografiert und der geprüft bei der Buchhaltung landet. Was fertig ist und was kommt, steht mit Stand auf der Roadmap.

Ein Tool lebt davon, dass es den Alltag leichter macht. Dass es benutzt wird und sich in die Abläufe einfügt. Ein Tool, das keiner benutzt, kostet nur Geld. Das weiß ich als Hotelier selbst.

avvicenda soll dazu beitragen, dass Mitarbeitende zufrieden sind. Ihr Tag soll so klar und einfach laufen wie möglich. Und ein freier Montag soll wieder ein freier Montag sein.

Denn Arbeitszeit ist auch Lebenszeit.

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