Übergabeprotokoll Hotel: kostenlose Vorlage + Anleitung

Die meisten Übergaben scheitern nicht daran, dass niemand etwas aufschreibt, sondern daran, dass jeder etwas anderes aufschreibt. Eine feste Struktur löst das an einem Tag. Hier ist eine Vorlage zum Kopieren oder Ausdrucken, dazu die Anleitung, wie man sie benutzt.

Die Vorlage

Die Tabelle ist frei nutzbar. Kopieren fügt sie als echte Tabelle in Word, Excel oder Google Docs ein; Drucken erzeugt eine Papierversion für die Rezeption.

Für den Alltag reicht eine Zeile pro Vorgang. Ein Blatt pro Schicht ist übersichtlicher als ein durchgehendes Buch, weil man beim Dienstbeginn genau eine Seite liest.

Welche sieben Felder gehören in jede Übergabe?

Sieben Felder klingen viel, sind aber in Summe ein Satz plus vier Stichworte. Sie beantworten die drei Fragen, die die nächste Schicht wirklich hat: Was ist passiert, was ist offen, was kommt heute.

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   Schicht und Datum

   Ohne Zeitpunkt ist ein Eintrag später nicht einzuordnen. Das ist auch der Teil, der aus einer Notiz einen Nachweis macht.

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   Abteilung

   Der wichtigste Filter. Ein Punkt ohne Empfänger ist eine Nachricht an alle, und eine Nachricht an alle liest niemand.

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   Priorität

   Zwei Stufen reichen: dringend oder normal. Drei oder mehr Stufen führen dazu, dass alles „hoch" wird.

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   Vorgang

   Ein Satz, keine Erzählung. Wenn zwei Sätze nötig sind, sind es meist zwei Vorgänge.

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   Status

   Offen, in Arbeit, erledigt. Ohne Status übernimmt die nächste Schicht entweder doppelt oder gar nicht.

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   Nächster Schritt

   Wer macht was, bis wann. Der Punkt, der aus einer Information eine Aufgabe macht.

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   Erfasst von

   Damit Rückfragen an eine Person gehen und nicht in die Runde.

Wie führe ich die Vorlage im Team ein?

Klein anfangen und die Struktur nicht diskutieren, sondern vormachen. Eine Schicht, eine Woche, dann bewerten.

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   Eine Schicht auswählen

   Am besten die Nachtschicht, weil dort am meisten verloren geht und am wenigsten Publikum ist.

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   Eine Woche testen

   Nicht länger. Nach fünf Tagen ist klar, ob die Felder passen oder ob eins fehlt.

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   Die erste Übergabe gemeinsam ausfüllen

   Zehn Minuten mit dem Team am ausgefüllten Beispiel bringen mehr als jede Erklärung.

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   Danach ausweiten

   Erst wenn eine Schicht es kann, kommt die nächste dazu. Alles auf einmal umzustellen erzeugt nur Ausnahmen.

Welche Fehler machen die Vorlage wertlos?

Eine Vorlage scheitert selten am Formular und fast immer an der Gewohnheit. Diese fünf tauchen am häufigsten auf.

• Alles kommt in eine Zeile: Vier Vorgänge in einem Feld heißt, dass drei davon niemand abarbeitet.
• Kein Status gepflegt: Ohne „erledigt" wächst die Liste, bis sie niemand mehr liest.
• Erzählen statt übergeben: „War viel los heute Nacht" ist keine Übergabe. Nur Punkte, die jemanden betreffen, gehören rein.
• Personalthemen im offenen Blatt: Krankmeldungen und Konflikte gehören zur Leitung, nicht an die Rezeptionstheke.
• Zwei Systeme parallel: Wer neben der Vorlage weiter die WhatsApp-Gruppe nutzt, hat am Ende beides halb gepflegt.

Wann reicht eine Vorlage nicht mehr?

Sobald mehr als eine Abteilung beteiligt ist, arbeitet eine Papier- oder Excel-Vorlage gegen dich. Sie kennt keine Empfänger, keinen Status über die Schicht hinaus und keine Suche.

Konkret: Wenn du drei oder mehr Abteilungen versorgst, wenn die Leitung auch von außerhalb sehen will, was los ist, oder wenn regelmäßig jemand einen alten Eintrag sucht, ist der Punkt erreicht, an dem ein digitales Übergabebuch günstiger wird als das Suchen.

Genau dafür ist avvicenda™ gebaut: Die Übergabe wird eingesprochen wie eine Sprachnachricht, in unter 90 Sekunden erfasst, automatisch der richtigen Abteilung zugeordnet und bleibt durchsuchbar. Volle Offenlegung: avvicenda ist unser Produkt — die Vorlage oben funktioniert auch ohne uns.

Häufige Fragen

Ist die Vorlage wirklich kostenlos?

Ja, ohne E-Mail-Adresse und ohne Anmeldung. Kopieren oder ausdrucken und benutzen.

In welchem Format bekomme ich die Vorlage?

Über „Kopieren" landet sie als Tabelle in der Zwischenablage und lässt sich direkt in Word, Excel oder Google Docs einfügen. Über „Drucken" bekommst du eine Papierversion.

Kann ich die Felder ändern?

Ja, und in den meisten Häusern ist genau eine Anpassung nötig. Nimm eher ein Feld raus als eins dazu — je kürzer das Formular, desto eher wird es ausgefüllt.

Brauche ich pro Abteilung ein eigenes Protokoll?

Auf Papier ja, sonst liest jede Abteilung fremde Punkte mit. Digital löst das die Spalte „Abteilung" von selbst, weil jeder nur seine Zeilen sieht.

Wie lange sollte ich ausgefüllte Protokolle aufbewahren?

Für den Betrieb reichen wenige Wochen, für Nachweise zu Wartung oder Beschwerden eher länger. Sobald Gäste- oder Mitarbeiterdaten drinstehen, braucht es zusätzlich eine Löschregel.